✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

-

DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Versions du document

Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

**Section 3.1. Contexte et Hypothèses**

**Contexte du processus d'achat**

* Le processus d'achat du client est composé de 3 types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet.
* Les besoins projets sont anticipés ou constatés et sont achetés au niveau de chaque projet.
* Les achats sont réalisés en fonction de la stratégie de migration définie.

**Difficultés rencontrées**

* Pas de document d'entrée en stock, ce qui pose des difficultés pour le chef de projet.
* Contrôle et réception de la livraison non formalisés.

**Attentes vis-à-vis du projet**

* Mise en place d'un flux d'approbation formalisé.
* Suivi de la confirmation de commande fournisseur.
* Date de livraison renseignée dans le système.
* Intégration des coûts de transport lié à la commande.
* Pas d'inspection systématique à la réception.
* Chaque colis reçu est pris en photo.

**Hypothèses retenues**

* Les hypothèses retenues sont les éléments incertains ou dépendants d'autres facteurs (données, outils, organisation, etc.) susceptibles d'influencer la suite du projet.
* Les hypothèses spécifiques à ce projet ne sont pas mentionnées dans les notes sources.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

3.4. Documents et statistiques

**Section : 3.4. Documents et statistiques**

* **Documents** :
+ Un document de contrôle qualité est créé pour chaque série, lot ou commande.
+ Le document contient des photos et un tracking lot et série.
+ La réception est validée par le responsable qualité après validation du document de contrôle qualité.
* **Statistiques** :
+ [INFORMATION MANQUANTE]

3.5. Volume des données

Section : 3.5. Volume des données

- **Volume estimé** :
- 500 lignes articles
- 10 000 transactions de mouvement par mois
- **Pic de charge** : 1 000 transactions en fin de mois (clôture comptable)

3.6. Écarts critiques et interfaces

[INFORMATION MANQUANTE]

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

**Section 4.1. Contexte et Hypothèses**

**Contexte actuel du client**

* Le client utilise un processus d'achat qui comprend les étapes suivantes : demande d'achat, livraison, ponction projet.
* Les besoins projets sont anticipés ou constatés et les achats sont effectués au niveau de chaque projet.
* Les pièces sont soit spécifiques optimisées, soit des pièces standards du stock complété par achat des pièces nécessaires.
* Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet.
* Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle.

**Difficultés rencontrées**

* Pas de document d'entrée en stock.
* Difficulté pour le chef de projet pour contrôler les pièces reçues.

**Attentes exprimées**

* Mise en place d'un flux d'approbation formalisé.
* Suivi de la confirmation de commande fournisseur.
* Date de livraison renseignée dans le système.
* Intégration des coûts de transport lié à la commande.
* Pas d'inspection systématique à la réception.

**Hypothèses retenues**

* Le système devra gérer les différents types d'articles (en stock, non inventory, service).
* Le système devra prendre en compte les différents plannings (planning fournisseur, planning transport, fournisseurs organisés par spécialité).
* Le système devra utiliser les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date".
* Le système devra gérer les Incoterms en utilisant le champ "Shipment Method Code".
* Le système devra prendre en compte les numéros de projet et les tâches projet pour permettre la consommation sur le projet.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

4.4. Documents et statistiques

**Section : 4.4. Documents et statistiques**

**Documents à générer dans le cadre d'une livraison directe :**

* Fiche de réception de livraison
* Document de contrôle qualité (avec rattachement de photos)
* Tracking lot et série
* Facture non payée tant que la non-conformité n'est pas résolue

**États ou statistiques nécessaires au suivi du processus :**

* Suivi des lead times fournisseurs
* Prise en compte des différents plannings :
+ Planning fournisseur
+ Planning transport
+ Fournisseurs organisés par spécialité
* Suivi des quantités reçues et validées
* Suivi des coûts budgétés et réels dans les lignes budget

4.5. Volume des données

Section : Volume des données

- Volumes de données concernés :
- Données référentielles : 500 lignes articles
- Nombre de documents ou transactions générés par période :
- Jour : [INFORMATION MANQUANTE]
- Semaine : [INFORMATION MANQUANTE]
- Mois : 10 000 transactions de mouvement
- Année : [INFORMATION MANQUANTE]
- Pic de charge : 1 000 transactions en fin de mois (clôture comptable)

4.6. Écarts critiques et interfaces

[INFORMATION MANQUANTE]

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).